SAF-T. Sfaturi practice.

Zilele acestea am tot primit întrebări legate de SAFT. Și am mai tot scris despre această declarație. Există tutorial pe site legat de corecția conturilor.

Nu doresc în acest articol să detaliez în amănunt tot ceea ce ține de SAF-T, dar aș dori să clarific aici mai multe aspecte legate de modul de generarea a declarației din program și să vă ofer mici sfaturi practice legate de rezolvarea unor potențiale probleme.

Și aș începe cu unele din cele mai frecvente erori ce apar legat de generarea declarației:

Lipsa datelor din configurare societăți.

Datele societății trebuie să fie complete. Inclusiv număr de telefon și adresă de mail. Dacă nu aveți telefon și/sau adresă de mail în ecranul de configurare societăți, veți avea eroare la generare. ANAF cere ca aceste informații să existe. Dacă introduceți 0 la număr de telefon, este în regulă, dar la adresă de mail trebuie să aveți o adresă de mail introdusă. Aceasta trebuie să fie de forma nume_mail@server_mail.com

De asemenea, ANAF, nu valida declarația dacă nu există un cont și o bancă setate în program. S-a rezolvat în validatorul actualizat de ANAF în martie, unde pentru situațiile particulare în care nu exista un cont bancar se va trece o mențiune specială.

Lipsă înregistrări din registrul jurnal (GLE).

Momentan nu se poate genera SAFT dacă nu există cel puțin o înregistrare în registrul jurnal. O modalitate a trece peste această limitare este introducerea unei note de tip:

473 = 473 ….0.01

473 = 473 …-0.01

Ceea ce va duce la două note în registrul jurnal, note ce se anulează reciproc. Totuși nu cred că acestea vor fi necesare pentru că cel mai probabil, ANAF va modifica validatorul și pentru a permite astfel de situații.

Utilizarea incorectă a conturilor ori conturi analitice create incorect

O altă atenționare generată de program este cea care la apăsarea butonului “Actualizare date” atunci când nu se utilizează conturile, în mod corect, conform specificațiilor programului:

Ce înseamnă acest mesaj? Înseamnă că în baza de date respectivă s-au cules date folosindu-se conturile din mesaj și acest lucru este incorect.

După cum știți, planul de conturi general are indicate doar conturi sintetice. Acestea sunt sintetice de grad 1 și sintetice de grad 2. Sinteticele de grad 1 au simbol format din 3 cifre și nu se dezvoltă în sintetice de grad 2 – de exemplu: 371, 381, 401, 471, 473, 628, 704, 707.

Sinteticele de grad 2 sunt o dezvoltare a celor de grad 1 – de exemplu:

• 101 se dezvoltă în 1011 și 1012.
• 106 în 1061, 1063, 1068.
• 409 în 4091, 4092, 4093.
• 512 în 5121, 5124, 5125
• 605 în 6051, 6052, 6053, 6058
• 612 în 6121, 6122, 6123
• 701 în 7015, 7017, 7018

În cazul în care firma dorește să creeze analitice este obligatoriu ca acestea să fie create astfel:

• la contul sintetic de grad 1 dacă acesta nu se dezvoltă în sintetice de grad 2 sau
• dacă sinteticul de grad 1 se dezvoltă în sintetice de grad 2 – la sintetice de grad 2 și nu la cele de grad 1.

Crearea conturilor analitice se va face prin utilizarea unui punct ca delimitator între sintetic și analitic.

Exemple:

• dacă voi crea analitic la 371 sub forma 3711 acesta va fi considerat incorect. Dacă însă acesta va fi creat de forma 371.01 acesta va fi corect.
• analitic de forma 409.1 sau 605.1, 612.01, 623.1, 623.2, sunt incorecte. Corect ar fi 4091.01 sau 4092.01 sau 4093.01 în loc de 409.1, 6051.1 sau 6052.1 sau 6053.1, etc. în loc de 605.1, etc

Mit: analitice cu litere în simbol nu sunt acceptate în SAF-T. Este parțial adevărat – în SAFT un analitic de tipul 446.DIV sau 446.CHIRII nu va apărea așa în raportare, programul va face conversie din litere în cifre pentru simbolul analiticului așa că utilizarea unor analitice ce conțin litere nu reprezintă o problemă în sine, condiția este să se respecte regula de formare a analiticelor arătată mai sus. Așadar dacă voi avea 4461 va fi incorect, dar un analitic de tip 446.DIV va fi corect.

Nu se permit spații în simbolul contului analitic. Așadar un analitic de tip “401.FURNIZOR TEST” va fi incorect. Analiticul de tip “401.FURNIZORTEST” va fi corect.

Cum rezolvați aceste probleme?

În primul rând rulați o verificare a planului de conturi. Asigurați-vă că aveți instalată ultima versiune a programului și accesați ecranul “Întreținere BD” din meniul “Administrare”, iar în acel ecran dați click pe pagina “Verificare date” și apăsați “Verificare plan conturi”.

Procedura asociată acestei verificări:

• identifică conturi analitice de clienți/furnizori ce sunt folosite în registrul jurnal și nu există în planul de conturi și vă va propune adăugarea lor
• identifică dacă în planul de conturi există conturi ce nu există create în baza de date, dar ele se regăsesc în planul de conturi generat și vă va propune adăugarea lor
• elimină acele conturi ce există create în planul de conturi din baza de date unde efectuați verificarea și nu se regăsesc în planul de conturi general, cu condiția ca acele conturi să nu fi fost utilizate vreodată în articole contabile ce se regăsesc în registrul jurnal
• va prezenta la final un raport cu conturile adăugate în planul de conturi precum și cu cele ce sunt eliminate ori cele ce ar trebui eliminate, dar nu este posibil dacă au avut mișcare

Legat de eliminarea conturilor, aș dori să vă dau un exemplu: să zicem că aveți în baza de date înregistrări de acum 10 ani în care ați utilizat atunci 232 pentru avansurile plătite pentru imobilizări, cont ce a fost înlocuit ulterior de contul 4093. Programul vă va spune că 232 nu există și că nu poate fi eliminat. Acest lucru nu va reprezenta o problemă la SAFT dacă 232 nu are sold la finele lui 2024. Dacă are, este necesar să corectați datele contabile, mutând soldul lui 232 în contul corect 4093.

Dacă aveți conturi create de tip 3711 în loc de 371.01 sau 605.1 în loc de 6051, puteți muta toate operațiunile de pe un cont pe altul. Nu se va modifica nimic în ceea ce privește situația sintetică a firmei.

Să spunem că ați folosit 3711 în loc de 371.01, 409.1 în loc de 4091, 51211 în loc de 5121.01, 623.1 pentru protocol 623.2 pentru protocol fără deducere – în loc de 6231.01 și 6231.02, 605.1 pentru energie electrică, 605.2 pentru apă în loc de 6051 și 6052. Și aveți aceste avertizări legate de conturi folosite incorect. Rezolvarea, pas cu pas, este aceasta:

1. Asigurați-vă că nu lucrează nimeni pe acea firmă dacă lucrați în rețea. Dacă este cineva conectat la acea firmă, rugați-l să schimbe firma ori să iasă din program.
2. Creați în planul de conturi analiticele ce vă lipsesc – 371.01, 5121.1, 6231.01, 6231.02 – pentru exemplul de mai sus
3. Pe calculatorul unde este baza de date (server), accesați ecranul Întreținere BD și apăsați “Start” pentru a efectua o salvare de siguranță
4. În același ecran – Întreținere BD – selectați pagina “Modificare date”
5. Pentru a modifica conturile actuale în cele corecte:
   • completați la “Modificare cont contabil” la “Cod actual” 3711 și la “Cod nou” completați 371.01 și apăsați “Execută” – asta va muta toate operațiunile din baza de dare, efectuate pe contul 3711, pe contul 371.01
   • completați la “Modificare cont contabil” la “Cod actual” 409.1 și la “Cod nou” completați 4091 și apăsați “Execută” – asta va muta toate operațiunile din baza de dare, efectuate pe contul 409.1, pe contul 4091
   • completați la “Modificare cont contabil” la “Cod actual” 51211 și la “Cod nou” completați 5121.01 și apăsați “Execută” – asta va muta toate operațiunile din baza de dare, efectuate pe contul 51211, pe contul 5121.01
   • completați la “Modificare cont contabil” la “Cod actual” 623.1 și la “Cod nou” completați 6231.01 și apăsați “Execută” – asta va muta toate operațiunile din baza de dare, efectuate pe contul 623.1, pe contul 6231.01
   • completați la “Modificare cont contabil” la “Cod actual” 623.2 și la “Cod nou” completați 6231.02 și apăsați “Execută” – asta va muta toate operațiunile din baza de dare, efectuate pe contul 623.2, pe contul 6231.02
   • completați la “Modificare cont contabil” la “Cod actual” 605.1 și la “Cod nou” completați 6051 și apăsați “Execută” – asta va muta toate operațiunile din baza de dare, efectuate pe contul 605.1, pe contul 6051
   • completați la “Modificare cont contabil” la “Cod actual” 605.2 și la “Cod nou” completați 6052 și apăsați “Execută” – asta va muta toate operațiunile din baza de dare, efectuate pe contul 605.2, pe contul 6052
6. Accesați pagina “Verificare date” din același ecran și apăsați iarăși “Verificare plan conturi”

Sunt situații în care apar mesaje de eroare legate de caractere invalide. Programul încearcă, pe cât posibil, să le elimine automat, dar uneori pot apărea acest tip de caractere și din anumite tipuri de importuri. De aceea este recomandat ca atunci când aveți astfel de erori, să accesați ecranul “Întreținere BD” să selectați pagina “Avansat” și să apăsați, pe rând butoanele “Eliminare diacritice” și “Eliminare NULL”.

După ce rezolvați problemele de mai sus reluați procedura de generare a declarației. Accesați ecranul de generare a acesteia. 

Nu apăsați butonul de actualizare a datelor până nu verificați ce tip de contabilitate sau ce tip de declarație generați!

Programul va seta automat tipul “Declarație lunară” sau “Declarație trimestrială” pentru plătitorii de TVA și neplătitori. Celelalte se vor selecta de către utilizator în funcție de situație. Spre exemplu firmele mici vor depune până la 31 mai 2026 SAFT pentru active “Declarație anuala (Active)” pentru anul 2025, cei mijlocii și mari vor depune până la 31 mai 2025 declarația pentru 2024. Legat de aceasta, aveți în vedere că în imobilizări aveți niște coduri de clasă speciale pentru terenuri și imobilizări necorporale, coduri ce se utilizează exclusiv pentru această declarație, așadar asigurați-vă că în ecranul “Imobilizări” aveți completate la toate pozițiile și acel cod de clasă.

SAFT pentru stocuri ce se depune la cerere se poate genera din program numai și numai dacă evidența cantitativ-valorică a stocurilor este ținută în program.

Tipul de contabilitate – este foarte important dacă sunteți ONG sau alt tip de contabilitate. Cel implicit este cel pentru societăți comerciale, dar la prima accesare a ecranului asigurați-vă, dacă nu îl generați pentru o societate comercială, că ați selectat tipul corect înainte de a actualiza datele și a genera declarația.

Nu în ultimul rând, dacă la tip TVA sunteți într-o altă categorie decât cea selectată de program, asigurați-vă că o selectați pe cea corectă.

După ce v-ați asigurat că datele sunt corecte, apăsați butonul de actualizare date. Odată ce actualizarea datelor se realizează cu succes și nu aveți nicio problemă din cele enumerate anterior puteți apăsa butonul “Generare declarație”.

Apăsarea acestui buton este cea care va genera efectiv fișierul XML ce conține D406. Ceea ce am remarcat este faptul că foarte mulți oameni se așteaptă ca programul să genereze un PDF cam cum se întâmplă cu D112 sau D394. Nu este așa. Această declarație se generează în format XML. Acel XML se validează cu DUKIntegrator pus la dispoziție de către ANAF, validarea corectă a acestuia ducând la generarea PDF ce se va depune la ANAF. Dacă folosiți aplicații dedicate pentru transformarea din XML în pdf și depunerea acestuia ANAF în mod automat, procesul acesta de validare și creare pdf va fi realizat de aplicație, dar tot cu ajutorul DUKIntegrator.

Dacă se generează acel XML, programul SAGA va lansa automat DUKIntegrator cu declarația deja selectată pentru validare.

Dacă DUKIntegrator nu se va lansa automat ori vi se va deschide o altă aplicație – WinRAR, Adobe Acrobat Reader, Microsoft Word, ori alt program, înseamnă că:

• fie nu aveți instalat JAVA – fapt ce poate fi verificat în “Control Panel” – “Programe și caracteristici”
• dacă nu aveți JAVA instalat, descărcați-l și instalați-l de aici – www.java.com
• dacă aveți Java instalat și/sau fișierele de tip Java sunt asociate eronat la alt program decât Java – program cum ar fi WinRAR sau Adobe Reader și primiți un mesaj ca acesta:

soluția pentru a rezolva problema este să re-asociați fișierele de tip JAR la Java. Cea mai simplă metodă de a face asta este următoarea: accesați Linkuri utile – Saga Software și de acolo descărcați și rulați programul JarFix. Acesta va reface asocierea fișierelor de tip JAR la Java, fapt ce va permite ulterior lansarea automată a validatorului DukIntegrator.

Atenție! La lansarea DUKIntegrator au fost persoane ce au schimbat, probabil din viteză sau neatenție, tipul declarației. Așadar înainte de a valida, verificați, încă o dată ca tipul declarației ce se validează este corect ales și este D406. NU selectați D406T. Asigurați-vă că tipul ales este D406.

Dacă la tip declarație aveți altceva decât D406, veți avea eroare la validarea declarației.

Dacă aveți certificat digital în cloud, nu pe token fizic, în fereastra DUKIntegragor ce vă apare apăsați butonul “Validare +creare PDF”. PDF-ul generat astfel îl veți deschide în Adobe Acrobat Reader și veți aplica acolo semnătura digitală folosindu-vă de opțiunea “Digitally sign” din secțiunea “Use a certificate”.

Dacă, dimpotrivă, aveți token fizic, atunci validarea și semnarea se va face prin introducerea codului PIN și apăsarea butonului “Validare + creare PDF semnat”.

Dacă în acest moment vă apar erori legate de semnare, erorile respective se vor rezolva prin contactarea emitentului certificatului respectiv. Eroarea de semnare nu ține de SAGA.

• SAFT
• sfaturi
• sfaturi SAFT