SAGA, ca instrument în contabilitate III

Colaborarea firme – contabili, utilizând SAGA.

Eu, în calitatea mea de contabil, m-am lovit de tot felul de probleme când vine vorba de eficientizarea colaborării cu firmele. Din experiența de până acum am constatat că oricine dorește poate utiliza SAGA, cu un minim de bunăvoință, cu multă deschidere și cu inteligență, fără să aibă cunoștințe avansate de contabilitate, de aceea e simplu de implementat în firme. Pentru că pentru evidența primară e suficient să instruiești personalul în mod corect și viața ta de contabil va fi mai ușoară din acest punct de vedere – e complicată oricum de stat prin legislația fiscală mai ales și prin controale în particular, așa că orice cale de simplificare a lucrului este binevenită.

Să pornim de la ceva de bun simț: că se fac de mână sau cu un PC, documentele primare trebuie făcute oricum, așa că de ce să nu fie făcute cu ajutorul unui PC? Că se fac de mână sau cu un PC ele trebuie oricum contabilizate. Așadar de ce nu s-ar face cu un PC, folosind un soft specializat? Avantajele utilizării unui soft specializat – multiple. Neutilizarea unui soft specializat are dezavantaje chiar mai multe decât avantajele.

Dacă clienții cabinetului dvs. își întocmesc singuri evidența primară, de ce nu ar face-o cu ajutorul calculatorului? Și de ce nu cu SAGA?

Am să vă dau niște exemple de lucru, din experiențele mele, fie că vorbim despre firme cu care colaborez, fie că vorbim despre alți contabili pe care i-am ajutat la implementarea programului.

1. Firmă de producție. Produse multiple, faze de producție distincte, cu semifabricate și produse finite. Contabil independent, nu angajat în firmă. Soluție aleasă:

– SAGA în regim client-server 
– la firmă un calculator server – pe care nu se lucrează efectiv, două calculatoare client (un desktop și un laptop)unul pentru culegerea efectivă a producției.
– definire articole, rețete pentru semifabricate și produse finite, operare bonuri de predare, operare bonuri de consum pentru materialele ce nu sunt parte a rețetei se fac pe PC-ul dedicat operării producției, iar pe celălalt PC intrări, ieșiri, casă/bancă, salarii (pontaje, adeverințe, etc)
– contabilul are creată firma în SAGA instalat pe PC propriu, firma e configurată în sistem client-server ca un client și accesează direct datele firmei. Verifică în timp real datele operate, situația stocurilor, statele de salarii. Verifică, cu o persoană din firmă, la anumite intervale de timp, datele operate, cu documentele lunare în față. Face închiderea lunară de la el de la birou, de unde și trimite declarațiile. Orice situații solicitate de acționari sau terți pot fi pregătite de contabil fără deplasare la firmă și fără a întrerupe lucrul în firmă
– la firmă operatorii au cont de utilizator pe SAGA, cu drepturi limitate pe opțiunile de meniu. Nu pot introduce/modifica date pe perioade închise. Contabilul are drept de administrare și e singurul care poate face acest lucru.

2. Firmă de comerț cu ridicata. Vânzări ocazionale către populație. Personal puțin, afacere de familie.  Contrabil independent. Soluția implementată de ani de zile:

– SAGA cu baza de date standard pe un PC normal (desktop)
– la firmă se operează tot, absolut toate documentele. Orice neclaritate legată de operarea lor se clarifică de către contabil și se verifică
– contabilul se conectează remote sau merge la firmă.
– culegerea datelor se face cu un utilizator obișnuit fără drept de administrare pentru a nu modifica sau adăuga înregistrări pe perioade închise. Contabilul poate devalida și reface închiderea de lună dacă se consideră necesar.
– închiderea de lună se realizează pe PC-ul firmei, baza de date salvată de transferată la contabil, dar acesta nu mai adaugă date la aceasta ci o folosește pentru trimiterea declarațiilor fiscale.

3. Firmă de comerț cu amănuntul – 2 magazine mari – cu un volum de circa 60-80 facturi de intrare pe zi, o unitate de producție produse de patiserie. Contabil independent, prin birou propriu de contabilitate. Anterior se utiliza un soft de gestiune și un soft de contabilitate separat. Datele se contabilizau de către contabil pe baza unor centralizatoare, facturile, altele decât pentru marfă se contabilizau în ambele locații, D394 se întocmea manual. Soluția aleasă acum:

– SAGA în regim client-server
– la firmă unul din PC-uri este server, iar celelalte două calculatoare sunt client.
– la firmă se culeg toate datele legate de intrări/ieșiri de către trei persoane. Nu se folosește partea de stocuri așa că producția se contabilizează de către contabil în baza unor documente concepute intern
– contabilul se conectează la PC-ul server al firmei din SAGA instalat la el pe PC și configurat client pentru acel server. Conexiunea se face prin IP direct.
– culegerea datelor se face în firmă cu useri obișnuiți, fără drept de modificare a perioadelor închise.
– timp câștigat – datele operate la firmă se văd instant în contabilitate. Statele de salarii se fac direct de către contabil, acesta face verificările de rigoare direct din calculatorul său, declarațiile se obțin pe loc, practic, contabilitatea e “la zi”.
– limitări existente – baza de date de pe server poate fi accesată numai între anumite ore când e pornit PC-ul server de la magazin

4. Firme de comerț cu amănuntul – global – valoric, ce doresc să aibă evidența primară la zi și, în același timp să știe cum stau cu TVA, impozite, salarii, etc. Culeg datele în regim propriu cu instruire legată de conturi făcută de contabil. Contabilul e independent. Soluție:

– SAGA în regim client-server
– baza de date se află pe PC-ul contabilului care are rol de server și permite conectarea prin VPN
– culegerea de date se face de către firme cu user obișnuit
– dacă e cazul trimit contabilului sau acesta ridică de la ei documentele ce nu le pot opera aceștia
– avantaje – datele operate de firme nu se mai operează de către contabil. Acesta le poate verifica foarte simplu. Firmele au acces la orice situație – clienți, furnizori, jurnale de TVA, state de salarii, adeverințe, etc.

5. Firme de comerț cu amănuntul – cantitativ-valoric ce culeg datele în regim propriu cu baza de date la ei. Soluții alese:

– SAGA C în regim client-server
– Marketline la vânzare cu utilizatori distincți.
– la firmă e PC cu rol de server, iar contabilul accesează din SAGA instalat la el și firma configurată client pentru acel server, prin IP direct
– culegerea datelor se face de către persoanele din firmă. Orice document ce nu se poate opera în firmă se predă contabilului sau se pune în format PDF pe mail sau prin Dropbox pe folder partajat la dispoziția lui
– operarea la firmă se face cu utilizatori normali, doar contabilul putând modifica, dacă este cazul, perioade închise de el anterior

6. Firmă de prestări servicii cu consumuri reduse – soluție aleasă – facturare cu FGO. Contabilul preia facturile în timp real de pe FGO. Restul documentelor se predau acestuia fie direct, fie pe mail.

7. Firme de transport – una din ele folosește SAGA în sistem client-server fiind client  cu serverul instalat pe PC-ul contabilului, una din ele folosește FGO și predă restul documentelor la anumite intervale de timp contabilului

8. Firmă de comerț cu produse specializate ce necesită un sistem specializat de gestiune. Datele se exportă din sistemul specializat și se importă în SAGA. În SAGA operatorul firmei preia recepțiile și ieșirile, zilnic, prin import și operează restul documentelor. Contabilul angajat face verificările de rigoare, urmărește plățile, încasările, întocmește statele de salarii, etc.

9. Firmă de comerț și producție cu puncte de lucru în afara localității în care are sediul. Soluție SAGA în regim client-server. La sediu e un PC cu rol de server. Punctele de lucru culeg date prin SAGA setat client și cu conectare pe IP direct la server. Evidența e mixtă – global-valorică și cantitativ-valorică.
– culegerea datelor se face de către operatori pe baza documentelor primare, cu utilizatori normali, fără drepturi depline deci fără posibilitatea modificării lunilor închise
– contabilul culege date prin SAGA configurat client pe IP direct sau VPN după caz.
– la finele lunii documentele se predau la contabilitate pentru verificare și corecții dacă este necesar
– avantaje – contabilul nu operează efectiv documentele primare. Contabilitatea e ținută la zi. Se cunosc în timp real stocurile, se pot urmări clienții, furnizorii, taxele datorate.

10. Firmă de comerț cu puncte de lucru în țară, fără internet sau cu conexiune execrabilă la internet. Se culeg datele la punctele de lucru pe bază de date standard și se importă din arhivă la contabil. Avantaje – stocuri la zi, evidență primară la zi. Dezavantaje – datele nu se văd centralizat, unii furnizori sunt creați pe două coduri, produsele, unele similare, au coduri diferite create la punctele de lucru, contabilul re-asociază încasările/plățile operate. Un punct de lucru nu operează extrasele de cont pentru că nu le poate obține on-line și e cel mai important așa că evidența clienților se ține separat de program și se verifică în program abia după operarea datelor de către contabil.

Ce este foarte important însă și e valabil pentru toate situațiile de mai sus? Indiferent unde e situată baza de date, indiferent de volumul datelor operate, indiferent că e server dedicat sau nu, indiferent că e client-server sau standard, baza de date se salvează zilnic. Sunt implementate proceduri de backup automat al datelor. Se folosesc de regulă două softuri diferite de backup, se fac salvări obligatoriu pe mediu extern, fie noaptea fie salvări programate seara cu închidere automată a calculatorului dacă e cazul, se fac salvări în OneDrive, Dropbox sau Drive, după caz și ce folosește fiecare, dar se fac obligatoriu. De când s-a introdus posibilitatea salvării datelor și în contul de utilizator de pe FGO, se fac salvări și în acel cont de către acei contabili ce au colaboratori cu firme care folosesc FGO ca soluție de facturare.

Cu sfaturi practice, în articole viitoare.

• opinii