SAGA, ca instrument în contabilitate II

Strategii de implementare a SAGA

După cum am arătat în partea anterioară, contabilul are și rol de organizare a contabilității. Și e principalul său rol, pentru că nu poți conduce contabilitatea corect dacă nu știi să o organizezi corect. Spuneam acolo că un prim pas organizațional, pentru a conduce corect contabilitatea, este de a alege instrumentul potrivit care să te ajute la aceasta. Instrumentul potrivit este un soft de contabilitate care să te ajute în activitate.

Dacă aveți o firmă și credeți că SAGA vă face contabilitate singur fără să știți contabilitate, nu e bine. Indiferent de ce ați auzit, nu e adevărat. Nici un soft nu face asta. E necesar să știți contabilitate sau să apelați la cineva care știe. În acest caz vă recomand să vă opriți aici cu cititul pentru că nu vi se adresează cele ce urmează.

Cum implementez SAGA în firmă?
În primul rând, v-aș recomanda să-l testați. Să apelați la persoane ce-l cunosc, ce știu opera în program. Dacă nu vă permite timpul sau nu cunoașteți astfel de persoane, lăsați-vă timp la dispoziție pentru a-l testa. Citiți informațiile din help, consultați forumul.

Ați citit manualul, ați testat programul sau l-ați văzut la lucru în altă parte și v-ați decis să utilizați SAGA, dar acum folosiți un alt program? Atunci e bine să știți ce informații se pot prelua și cum, din vechiul program în SAGA.

În SAGA veți putea prelua, automat, doar nomenclatoare, salariați, articole, furnizori și clienți, dar numai dacă softul vechi permite exportul datelor într-un format ce să poată fi importat. La salariați e o excepție pentru că aceștia pot fi preluați din ultimul fișier de tip RVS transmis la ITM. De aceea e bine să știți dacă puteți exporta datele pentru a le importa. Dacă se pot exporta, dar nu direct în forma acceptată de SAGA la import, trebuie identificat dacă acestea se pot adapta direct în firmă sau extern, contra cost, cerințelor necesare la import.

Alocați-vă timp pentru preluarea datelor ce nu se pot importa automat. Trecerea de la un program la altul nu se poate face bătând din palme.

Stabiliți de la început ce analitice atribuiți acolo unde aveți nevoie de ele, stabiliți ce fel de gestiuni utilizați și cum doriți să-l utilizați:

– pe un singur calculator

– sau în rețea, iar dacă în rețea, rețeaua e locală sau doriți să fie accesată și din afară, prin Internet

Dacă e vorba de un singur calculator e simplu. Se instalează și se configurează programul. Se preiau datele și se începe lucrul.

Dacă e vorba de rețea, văd ce rețea și câți utilizatori, dacă o accesez sau nu prin internet. În funcție de asta aleg sau nu să folosesc versiunea client-server.

Când vine vorba de lucrul în rețea, contează:

1. volumul de date
2. numărul de utilizatori
3. viteza rețelei
4. dacă doresc sau nu să pot accesa datele și din alte locații, prin internet

Ce vă recomand eu: dacă lucrați în rețea, investiți puțin în echipamente. Asigurați-vă că aveți un PC bun pe post de server, un server dedicat ar fi bun, dar dacă nu aveți așa ceva, PC-ul cu rol de server să fie unul bun. Puneți plăci de rețea gigabit. Azi sunt uzuale și nu costă foarte mult. Folosiți un router bun, cu porturi gigabit. Folosiți rețea pe fir, pe un fir de calitate, nu wireless. Pe rețea wireless pierderile de semnal pot apărea mai des decât pe fir și riscul de a pierde date în timpul culegerii lor e mai mare.

Stabiliți de la bun început utilizatorii și drepturile lor. E mai ușor să urmăriți munca utilizatorilor să vedeți cine ce document a introdus și când anume a făcut asta.

Dacă alegeți client-server, asigurați-vă că aveți o conexiune bună la internet. Consultați articolele de legate de client-server de pe blog, în special cel despre 10 informații utile.

Alegeți un router cu posibilitate de emulare a unui server VPN. Sau folosiți conexiunea IP directă dacă aveți IP static ori un serviciu DNS ce emulează un IP static din unul dinamic. În acest caz e nevoie de port forwarding în router pe portul 3050 către același port pe server.

Cu o conexiune proastă la internet nu merită să încercați o astfel de variantă de lucru.

Alocați-vă puțin timp pentru configurarea programului. Citiți cu atenție ceea ce scrie în ecranele de configurare. În pagina legată de conturi automate scrie clar să nu faceți modificări fără să consultați în prealabil furnizorul programului.

Aveți un magazin și doriți să utilizați SAGA? E evidență global- valorică? Sau cantitativ-valorică?
Dacă e cantitativ-valorică și doriți emiterea bonurilor direct din program, vă recomand să-l folosiți în rețea. Cu două calculatoare. Unul “în spate” – back-office, pentru recepții și operarea altor documente specifice și unul în față, pe care să aveți instalat Marketline. Extensia Marketline fiind cea care să ajute vânzătorii la operarea vânzărilor. Folosiți codurile de bare dacă este posibil. Dacă da, folosiți un scaner la recepție și unul la vânzare. Vă va fi mult mai simplu în lucrul de zi cu zi și veți ușura munca dvs și a vânzătorilor. Alocați timp pentru instruirea personalului. A face asta în timpul lucrului cu clienții va duce la blocaje. Dacă alegeți să o faceți, așa, în timp real, fără instructaj prealabil și fără teste, așteptați-vă ca în prima perioadă să aveți timpi crescuți de așteptare la casă. Nu de alta, dar e firesc ca vânzătorii să se teamă sau să acționeze mai încet inițial până reușesc să se adapteze lucrului cu programul.

Aveți un restaurant, cafenea, bar sau hotel/pensiune? La fel ca mai sus, două calculatoare ar fi mai eficient. Dar SAGA în combinație cu Publine, extensie dedicată sectorului HORECA. Aici nu codurile de bare sunt esențiale ci o bună instruire a personalului.

Folosiți case de marcat? Le aveți deja? Asigurați-vă că sunt compatibile cu Marketline sau Publine. Dacă nu, veți avea o problemă. Nu aveți casă de marcat ci doriți să achiziționați? Atunci asigurați-vă că luați același model peste tot și că sunt compatibile cu programul. Același model din motive logistice: va fi mai simplu să luați consumabile, service și să instruiți personalul indiferent de locație.

Aveți un depozit? La fel, dacă e posibil folosiți codurile de bare. Dacă folosiți unul sau mai multe calculatoare depinde de volumul de facturi emise.

Aveți o unitate de producție? O fabrică? Definiți corect rețetele produselor. Introduceți prima dată articolele de tip materii prime, auxiliare și/sau consumabile ce fac parte din componența produsului. Identificați etapele de fabricație. Dacă etapele sunt complexe și presupun producția de semifabricate și din acestea, ulterior, produse finite, definiți prima dată semifabricatele și rețeta lor și abia apoi produsele finite și rețeta lor.

Dacă aveți consumuri pe cantități relativ mici, care ar necesita unități cu mai mult de 4 zecimale, vă recomand să le excludeți din rețetă și să faceți bon de consum separat sau să creșteți numărul unităților de măsură a produselor finite pentru a putea utiliza consumuri la cantități mai mari. Programul va calcula consumul raportat la cantitatea produsă efectiv.

Ciclul de producție e unul lung, cu predări pe loturi? Atunci aveți grijă să activați acest lucru în configurarea societății.

Similar, aveți consumuri la date diferite de predarea efectivă și lucrați cu producție neterminată? Aveți în configurare societăți o setare și pentru acest lucru.

Aveți servicii? Aveți servicii ce sunt în curs de execuție și doriți să evidențiați acest lucru? Ecranul de producție vă poate ajuta în acest sens. Setările, pentru așa ceva, se fac așa cum am descris pe forum. Stabiliți în funcție de volumul de date, de câte calculatoare aveți nevoie.

Sunteți angajat contabil al firmei? Sau sunteți unul independent? Oricum ar fi recomandabil ar fi să folosiți baza de date a firmei. Să lucrați direct pe aceasta. Nu să faceți salvare și să o luați la dvs. pentru a opera date și apoi să o restaurați la firmă. Evitați să faceți import de date de la firmă. În nici un caz nu sunt cele mai eficiente metode de lucru pentru că există căi mai eficiente de lucru.

Pe contabili i-aș sfătui să meargă la firmă și să opereze datele. Salvarea să fie efectuată la firmă, iar la contabil, dacă e cazul, să fie restaurată baza de date pentru ca acesta să trimită declarațiile fiscale de la el în cazul în care nu le poate trimite de la firmă, dar în nici un caz să adauge date la el.

Contabilul mai are soluții: să se conecteze remote folosind fie direct Windows Remote Desktop fie soluții dedicate cum ar fi TeamViewer, dar ar presupune ca PC-ul respectiv să fie blocat pe perioada operării datelor de către acesta. Sau dacă atât firma cât și contabilul au licență la SAGA să folosească modul de lucru client-server, un mod extrem de eficient de lucru.

Limitați exportul și importul de date pentru acele cazuri în care utilizarea client-server nu este posibilă din rațiuni tehnice – lipsă internet, conexiuni slabe cu întreruperi dese. Citiți cu atenție specificațiile legate de import, fie că e vorba de import din fișiere DBF fie că e vorba de import din arhivă.

Folosiți soluții de facturare dedicate? Unele din acestea asigură exportul de date în SAGA – a facturilor emise, în format XML. Folosiți acea facilitate. Vă va scuti de operarea redundantă a datelor. Puteți utiliza, de asemenea, fgo.ro un serviciu de facturare și nu numai integrat direct cu SAGA.

Aveți firmă de contabilitate? Dacă da, la fel, în funcție de volumul de activitate aveți nevoie de unul sau mai multe calculatoare. Aveți nevoie de client-server în măsura în care volumul de date e mare, dar și în măsura în care clienții dvs utilizează SAGA comutat în client-server.

Nu folosiți un laptop ca server. Am văzut asta la mulți contabili. Nu e eficient. Luați în considerare că un procesor de laptop e mai încet ca unul pentru un desktop bun, iar un HDD de laptop la 5400 rpm e mai lent ca un HDD de desktop la 7200 rpm sau 10000 rpm. SSD-urile au rată destul de mare de erori și nu le recomand pentru date momentan. Pentru sistemul de operare și alte programe, da, dar nu pentru stocarea datelor decât dacă aveți politici bune de backup.

Folosiți laptopul pentru a accesa serverul prin rețea sau pentru alte operațiuni. Doar ca ultimă alternativă folosiți laptopul ca singurul PC. Sau dacă toate firmele sunt pe un singur PC și vă și deplasați mult la firme, altfel nu vă recomand.

Stabiliți de la bun început cum lucrați cu firmele. Pe baza lor de date, cu baza de date la dumneavoastră, pe client-server, folosind fgo.ro, etc. Voi încerca să detaliez puțin în următorul articol chestiunea aceasta – colaborarea contabil-firmă prin integrarea softului de contabilitate în această colaborare.

• opinii