Home > Diverse > SAGA, ca instrument în contabilitate III

SAGA, ca instrument în contabilitate III

Colaborarea firme – contabili, utilizând SAGA.

accounting6Eu, în calitatea mea de contabil, m-am lovit de tot felul de probleme când vine vorba de eficientizarea colaborării cu firmele. Din experiența de până acum am constatat că oricine dorește poate utiliza SAGA, cu un minim de bunăvoință, cu multă deschidere și cu inteligență, fără să aibă cunoștințe avansate de contabilitate, de aceea e simplu de implementat în firme. Pentru că pentru evidența primară e suficient să instruiești personalul în mod corect și viața ta de contabil va fi mai ușoară din acest punct de vedere – e complicată oricum de stat prin legislația fiscală mai ales și prin controale în particular, așa că orice cale de simplificare a lucrului este binevenită.

Să pornim de la ceva de bun simț: că se fac de mână sau cu un PC, documentele primare trebuie făcute oricum, așa că de ce să nu fie făcute cu ajutorul unui PC? Că se fac de mână sau cu un PC ele trebuie oricum contabilizate. Așadar de ce nu s-ar face cu un PC, folosind un soft specializat? Avantajele utilizării unui soft specializat – multiple. Neutilizarea unui soft specializat are dezavantaje chiar mai multe decât avantajele.

Dacă clienții cabinetului dvs. își întocmesc singuri evidența primară, de ce nu ar face-o cu ajutorul calculatorului? Și de ce nu cu SAGA?

Am să vă dau niște exemple de lucru, din experiențele mele, fie că vorbim despre firme cu care colaborez, fie că vorbim despre alți contabili pe care i-am ajutat la implementarea programului.

1. Firmă de producție. Produse multiple, faze de producție distincte, cu semifabricate și produse finite. Contabil independent, nu angajat în firmă. Soluție aleasă:

– SAGA în regim client-server 
– la firmă un calculator server – pe care nu se lucrează efectiv, două calculatoare client (un desktop și un laptop)unul pentru culegerea efectivă a producției.
– definire articole, rețete pentru semifabricate și produse finite, operare bonuri de predare, operare bonuri de consum pentru materialele ce nu sunt parte a rețetei se fac pe PC-ul dedicat operării producției, iar pe celălalt PC intrări, ieșiri, casă/bancă, salarii (pontaje, adeverințe, etc)
– contabilul are creată firma în SAGA instalat pe PC propriu, firma e configurată în sistem client-server ca un client și accesează direct datele firmei. Verifică în timp real datele operate, situația stocurilor, statele de salarii. Verifică, cu o persoană din firmă, la anumite intervale de timp, datele operate, cu documentele lunare în față. Face închiderea lunară de la el de la birou, de unde și trimite declarațiile. Orice situații solicitate de acționari sau terți pot fi pregătite de contabil fără deplasare la firmă și fără a întrerupe lucrul în firmă
– la firmă operatorii au cont de utilizator pe SAGA, cu drepturi limitate pe opțiunile de meniu. Nu pot introduce/modifica date pe perioade închise. Contabilul are drept de administrare și e singurul care poate face acest lucru.

2. Firmă de comerț cu ridicata. Vânzări ocazionale către populație. Personal puțin, afacere de familie.  Contrabil independent. Soluția implementată de ani de zile:

– SAGA cu baza de date standard pe un PC normal (desktop)
– la firmă se operează tot, absolut toate documentele. Orice neclaritate legată de operarea lor se clarifică de către contabil și se verifică
– contabilul se conectează remote sau merge la firmă.
– culegerea datelor se face cu un utilizator obișnuit fără drept de administrare pentru a nu modifica sau adăuga înregistrări pe perioade închise. Contabilul poate devalida și reface închiderea de lună dacă se consideră necesar.
– închiderea de lună se realizează pe PC-ul firmei, baza de date salvată de transferată la contabil, dar acesta nu mai adaugă date la aceasta ci o folosește pentru trimiterea declarațiilor fiscale.

3. Firmă de comerț cu amănuntul – 2 magazine mari – cu un volum de circa 60-80 facturi de intrare pe zi, o unitate de producție produse de patiserie. Contabil independent, prin birou propriu de contabilitate. Anterior se utiliza un soft de gestiune și un soft de contabilitate separat. Datele se contabilizau de către contabil pe baza unor centralizatoare, facturile, altele decât pentru marfă se contabilizau în ambele locații, D394 se întocmea manual. Soluția aleasă acum:

– SAGA în regim client-server
– la firmă unul din PC-uri este server, iar celelalte două calculatoare sunt client.
– la firmă se culeg toate datele legate de intrări/ieșiri de către trei persoane. Nu se folosește partea de stocuri așa că producția se contabilizează de către contabil în baza unor documente concepute intern
– contabilul se conectează la PC-ul server al firmei din SAGA instalat la el pe PC și configurat client pentru acel server. Conexiunea se face prin IP direct.
– culegerea datelor se face în firmă cu useri obișnuiți, fără drept de modificare a perioadelor închise.
– timp câștigat – datele operate la firmă se văd instant în contabilitate. Statele de salarii se fac direct de către contabil, acesta face verificările de rigoare direct din calculatorul său, declarațiile se obțin pe loc, practic, contabilitatea e “la zi”.
– limitări existente – baza de date de pe server poate fi accesată numai între anumite ore când e pornit PC-ul server de la magazin

4. Firme de comerț cu amănuntul – global – valoric, ce doresc să aibă evidența primară la zi și, în același timp să știe cum stau cu TVA, impozite, salarii, etc. Culeg datele în regim propriu cu instruire legată de conturi făcută de contabil. Contabilul e independent. Soluție:

– SAGA în regim client-server
– baza de date se află pe PC-ul contabilului care are rol de server și permite conectarea prin VPN
– culegerea de date se face de către firme cu user obișnuit
– dacă e cazul trimit contabilului sau acesta ridică de la ei documentele ce nu le pot opera aceștia
– avantaje – datele operate de firme nu se mai operează de către contabil. Acesta le poate verifica foarte simplu. Firmele au acces la orice situație – clienți, furnizori, jurnale de TVA, state de salarii, adeverințe, etc.

5. Firme de comerț cu amănuntul – cantitativ-valoric ce culeg datele în regim propriu cu baza de date la ei. Soluții alese:

– SAGA C în regim client-server
– Marketline la vânzare cu utilizatori distincți.
– la firmă e PC cu rol de server, iar contabilul accesează din SAGA instalat la el și firma configurată client pentru acel server, prin IP direct
– culegerea datelor se face de către persoanele din firmă. Orice document ce nu se poate opera în firmă se predă contabilului sau se pune în format PDF pe mail sau prin Dropbox pe folder partajat la dispoziția lui
– operarea la firmă se face cu utilizatori normali, doar contabilul putând modifica, dacă este cazul, perioade închise de el anterior

6. Firmă de prestări servicii cu consumuri reduse – soluție aleasă – facturare cu FGO. Contabilul preia facturile în timp real de pe FGO. Restul documentelor se predau acestuia fie direct, fie pe mail.

7. Firme de transport – una din ele folosește SAGA în sistem client-server fiind client  cu serverul instalat pe PC-ul contabilului, una din ele folosește FGO și predă restul documentelor la anumite intervale de timp contabilului

8. Firmă de comerț cu produse specializate ce necesită un sistem specializat de gestiune. Datele se exportă din sistemul specializat și se importă în SAGA. În SAGA operatorul firmei preia recepțiile și ieșirile, zilnic, prin import și operează restul documentelor. Contabilul angajat face verificările de rigoare, urmărește plățile, încasările, întocmește statele de salarii, etc.

9. Firmă de comerț și producție cu puncte de lucru în afara localității în care are sediul. Soluție SAGA în regim client-server. La sediu e un PC cu rol de server. Punctele de lucru culeg date prin SAGA setat client și cu conectare pe IP direct la server. Evidența e mixtă – global-valorică și cantitativ-valorică.
– culegerea datelor se face de către operatori pe baza documentelor primare, cu utilizatori normali, fără drepturi depline deci fără posibilitatea modificării lunilor închise
– contabilul culege date prin SAGA configurat client pe IP direct sau VPN după caz.
– la finele lunii documentele se predau la contabilitate pentru verificare și corecții dacă este necesar
– avantaje – contabilul nu operează efectiv documentele primare. Contabilitatea e ținută la zi. Se cunosc în timp real stocurile, se pot urmări clienții, furnizorii, taxele datorate.

10. Firmă de comerț cu puncte de lucru în țară, fără internet sau cu conexiune execrabilă la internet. Se culeg datele la punctele de lucru pe bază de date standard și se importă din arhivă la contabil. Avantaje – stocuri la zi, evidență primară la zi. Dezavantaje – datele nu se văd centralizat, unii furnizori sunt creați pe două coduri, produsele, unele similare, au coduri diferite create la punctele de lucru, contabilul re-asociază încasările/plățile operate. Un punct de lucru nu operează extrasele de cont pentru că nu le poate obține on-line și e cel mai important așa că evidența clienților se ține separat de program și se verifică în program abia după operarea datelor de către contabil.

Ce este foarte important însă și e valabil pentru toate situațiile de mai sus? Indiferent unde e situată baza de date, indiferent de volumul datelor operate, indiferent că e server dedicat sau nu, indiferent că e client-server sau standard, baza de date se salvează zilnic. Sunt implementate proceduri de backup automat al datelor. Se folosesc de regulă două softuri diferite de backup, se fac salvări obligatoriu pe mediu extern, fie noaptea fie salvări programate seara cu închidere automată a calculatorului dacă e cazul, se fac salvări în OneDrive, Dropbox sau Drive, după caz și ce folosește fiecare, dar se fac obligatoriu. De când s-a introdus posibilitatea salvării datelor și în contul de utilizator de pe FGO, se fac salvări și în acel cont de către acei contabili ce au colaboratori cu firme care folosesc FGO ca soluție de facturare.

Cu sfaturi practice, în articole viitoare.

Categories: Diverse Tags:
  1. Lucian
    April 6th, 2017 at 17:43 | #1

    Asa as incerca si eu, dar tot da o eroare cand incerc sa creez modelul server. Asa poate nu as mai fi nevoit sa fat importuri de date la fiecare inceput de an. Si acolo alte probleme, dar …..

    • Cristi
      April 6th, 2017 at 21:32 | #2

      Ce eroare? De ce nu ai dat pe service baza de date pentru verificare? Ai încercat, la început de an, să treci pe client server, atunci când baza de date e mică? Eu nu am avut probleme la trecere pe client server pe o bază de date ce arhivată are 40 de mega, adică peste 1 giga de date nearhivate.

  2. Anamaria
    April 17th, 2017 at 11:01 | #3

    Buna ziua,
    Va rog sa ma ajutati in urmatoarea problema de calcul a concediilor medicale:
    Am un certifiacat medical initial cod 06 acordat in 20.03 din 19.03 pana in 21.03 si un certificat medical continuare cod 01 acordat in 21.03 din 22.03 pana in 28.03

    – la certificatul initial am 2 zile suportate din FS
    – la certificatul continuare am 2 zile suportate din FS si 3 zile suportate din CCI

    Cum inregistrez in programul SAGA deoarece la certificatul de continuare programul imi pune automat 5 zile si eu trebuie sa complectez de unde sunt suportate ( FS sau CCI ) , nu pot pune 2 din FS si 3 din CCI.
    Cum procedez?

    Va multumesc

    • Cristi
      April 18th, 2017 at 16:12 | #4

      Introduceți corect informațiile. Puteți selecta pe fiecare linie în parte din ce se suportă indemnizația.

  3. Magda
    October 23rd, 2017 at 10:39 | #5

    Buna ziua,
    Eu lucrez pt II in Saga Ps si voi achizitiona curand Saga C pt SRL. Mi-ati putea recomanda un contabil bun in mun. Brasov care sa lucreze in modul descris de dvs. in articol? Mi-ar fi foarte util un asemenea mod de abordare al contabilitatii firmei.
    Va multumesc!

  4. Anisoara
    December 4th, 2017 at 12:02 | #6

    Buna ziua,

    Am preluat o firma la data X, careia i-am facut inventar, iar de la acea data, ii tin stocurile pe Saga C (neavand pana atunci vreo evidenta).
    Unde incarc stocurile faptice rezultate din inventar? Am gasit pe un topic ca prin inventar se incarca gestiunile in Saga C, dar la “inventariere” nu genereaza sistemul nimic pentru ca el nu stie de fapt carei gestiuni ii apartin articolele create (la “articole” create nu scrie si gestiunea unde se introduc).
    Atunci m-am gandit la “operatii speciale”, cu tip “incarcare gestiune”.
    Gandesc bine? Sau e ceva ce nu fac eu bine la “inventariere”?
    Multumesc si astept raspunsul dvs.

    • Cristi
      December 11th, 2017 at 21:04 | #7

      În ecranul Configurare societăți – Preluarea stocuri inițiale.

  5. Anca
    December 6th, 2017 at 16:00 | #8

    Buna ziua, as vrea cateva lamuriri, daca se poate,legate de urmatoarea speta:
    unitate care vrea sa efectueze aprovizionarea marfurilor pe o gestiune fara adaos comercial, urmand ca apoi sa transfere periodic din aceasta, marfa pe alte doua gestiuni, care au preturi de vanzare diferite. Mentionez ca toate gestiunile sunt in acelasi sediu si ca gestiunea este global valorica.Unitatea primeste marfa pe baza de factura, face receptia pe depozit fara evidentiere pretul de vanzare, iar apoi transferul il face pe baza de aviz sau bon de transfer, la care se intocmeste Nir, separat pe fiecare gestiune, unde se va evidentia si pretul de vanzare? care ar fi procedura, inregistrarile contabile si cum se inregistreaza in program? va multumesc anticipat….

    • Cristi
      December 11th, 2017 at 21:13 | #9

      Situația poate fi înregistrată dacă gestiunea inițială, cea în care intră marfa este una global-valorică.
      Atunci se poate urmări corect situația stocurilor pe depozit și se pot face transferuri către gestiuni global-valorice.

  1. No trackbacks yet.